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Audit Manager (40-50%) - Deutsche Version

Hintergrundinformation

EUROSPINE, die europäische Wirbelsäulengesellschaft, betreibt das Schweizerische Nationale Implantat-Register SIRIS Wirbelsäule und das Internationale Wirbelsäulenregister Spine Tango. Beide Register laufen auf der gleichen IT-Anwendung und ermöglichen die kontinuierliche Dokumentation, das Benchmarking und die Analyse von Behandlungsergebnissen und Patientensicherheit in der Wirbelsäulenversorgung. Die Register entwickeln eine kollektive Evidenzbasis für Qualitätssicherung, Best Practice und Forschung.

Im Rahmen von SIRIS Spine liefern etwa 82 Spitäler und Kliniken jedes Jahr Daten über ihre Operationen. Ab 2025 wird sich jedes Spitäler und jede Kliniken alle zwei Jahre einem Vor-Ort-Audit unterziehen, um seine/ihre Datenqualität anhand einer Patientenstichprobe und der Datenerfassungsprozesse zu bewerten. Ziel der Audits ist es, den Spitäler und Kliniken Feedback zur Datenqualität zu geben, Probleme und Herausforderungen zu identifizieren und zu diskutieren, das Spitäler oder die Kliniken bei Korrekturmassnahmen zu beraten und somit die Spitäler und Kliniken zu befähigen, eine hohe Datenqualität zu erreichen und aufrechtzuerhalten.

EUROSPINE sucht eine/n Audit Manager/in zur Verstärkung unseres Registerteams mit folgenden Aufgaben:

  1. Vorbereitung, Koordination, Durchführung und Nachbereitung von Audits in SIRIS Wirbelsäule für deutschsprachige Spitäler und Kliniken (ca. 32 Krankenhäuser jährlich; ca. 35% des Vollzeitäquivalents; die französischsprachigen Spitäler und Kliniken werden von einem anderen Teammitglied auditiert),
  2.  Unterstützung des Betriebs und der Weiterentwicklung der beiden Register und der Forschungskoordination in einem EU-Projekt (ca. 15% der Zeit).

Die Stelle ist ab 1. Januar 2026 zu besetzen.

Rolle und Zuständigkeiten

Der Audit Manager/die Audit Managerin hat folgende Aufgaben:

1) Hauptverantwortung - Vorbereitung, Koordinierung, Durchführung und Nachbereitung von Prüfungen:

  • Ansprechpartner/in für die Spitälern und Kliniken, die Informationen über die Audits wünschen
  • Planen, Kommunizieren und Koordinieren von Auditsterminen
  • Vorbereitung der Audits nach einem standardisierten Ansatz
  • Durchführung der Audits in deutschsprachigen Spitälern und Kliniken (ca. 32 Spitäler und Kliniken jährlich), einschliesslich der Beratung der Spitäler und Kliniken über mögliche Verbesserung
  • Nachbereitung der Audits durch Übermittlung der Auditergebnisse an die Spitäler und Kliniken in Form eines kurzen Standardberichts
  • Jährliche Berichterstattung über die Auditergebnisse
  • Zusammenarbeit mit dem Registerteam, dem wissenschaftlichen Beirat, dem Lenkungsausschuss und der SIRIS-Stiftung
  • Weiterentwicklung des Auditansatzes inkl. der Dokumentation
  • Verantwortlichkeit für die Aufgabe

2) Sekundäre Aufgabe - Unterstützung des Betriebs und der Entwicklung der Register als auch die Forschungskoordination:

  • Mitwirkung an der strategischen Ausrichtung der Entwicklung der Register, einschliesslich ihres Nutzens für die wichtigsten Interessengruppen (einzelne Nutzer, Spitäler und Kliniken, Fachgesellschaften, MedTech und Patienten/innen)
  • Operatives Management beider Register nach Bedarf in enger Zusammenarbeit mit dem Registerteam
    • Teilnahme an den regelmässigen Sitzungen des Registerteams
    • Unterstützung der Registerbenutzer
    • Koordinierung der Übersetzung von Benutzerdokumenten
    • Projektbezogene Buchhaltung (Budget, Prognose, Bearbeitung von Rechnungen)
    • Koordinierung und Mitorganisieren von Benutzer-Webinaren
    • Pflege der Ablage
  • Koordinierung von Forschungsaktivitäten mit einem oder mehreren Forschungsstandorten
  • Kommunikation mit dem/den Forschungsstandort(en)
  • Unterstützung des laufenden EU-Forschungsprojekts Administrative Vorbereitung, falls erforderlich

Ziele

  • Auditieren Sie ca. 32 deutschsprachige Krankenhäuser pro Jahr
    • Bewertung der Datenqualität und der damit verbundenen Prozesse in den Spitälern und Kliniken
    • Beratung der Spitäler und Kliniken über mögliche Verbesserungen
    • Berichterstattung über Auditergebnisse an das Spitäler oder die Kliniken
    • Berichterstattung über Ergebnisse aller Audits an die Projektträger
  • Unterstützung des Managements der Register in operativer und strategischer Hinsicht in Zusammenarbeit mit dem Registerteam und den wichtigsten Interessengruppen
  • Koordinierung eines Forschungsprojekts in 1-2 Schweizer Zentren, die an einem EU-Projekt beteiligt sein werden

Berichterstattung

Die Berichterstattung erfolgt in erster Linie an Emin Aghayev, Senior Team Member.

Voraussetzungen

  • Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Projektarbeit und Bereitschaft, Projekte zu leiten
  • Bereitschaft zu Reisen in der Schweiz, um Spitäler und Kliniken zu besuchen
  • Ausbildung und/oder Erfahrung in Audits sind von grossem Vorteil
  • Verständnis für die Hauptmerkmale der Qualität von registrierten Daten
  • Grundsätzliches Verständnis der medizinischen Terminologie
  • Erfahrung in der Datenregistrierung ist von grossem Vorteil
  • Hohe Motivation, zur Verbesserung der medizinischen Versorgung von Wirbelsäulenerkrankungen beizutragen
  • Proaktiv, selbstmotiviert, kommunikativ und engagiert
  • Gut organisiert, strukturiert und zuverlässig
  • Fliessende oder sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch
  • Kommunikationsfähigkeiten in Englisch sind ein grosser Vorteil
  • Kenntnisse in weiteren Sprachen sind von Vorteil
  • Da die Tätigkeit in der Schweiz ausgeübt wird, sollte der erfolgreiche Bewerber EU/EFTA-Bürger/in sein oder über eine Arbeitsgenehmigung für die Schweiz verfügen.

Arbeitsformat und -umgebung

  • Ein flexibles Arbeitsmodell von zu Hause aus
  • Ein hoch motiviertes Team, das Wirbelsäulenregister entwickelt
  • Teilnahme an der internationalen EUROSPINE-Tagungen
  • Grosses nationales und internationales Netzwerk von Spitälern und Kliniken und anderen Interessenvertretern, nationalen Partnerorganisationen und Akteuren des Gesundheitswesens
  • Substanzieller Beitrag zur Entwicklung der Datenqualität bei der Registrierung von Wirbelsäulenoperationen im Besonderen sowie zur Verbesserung von Wirbelsäulenoperationen im Allgemeinen
  • Grosses Potenzial für persönliches und berufliches Wachstum

 

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Emin Aghayev: Tel: +41 77 500 34 66; Email: aghayev@eurospine.org.

 

Zeitplan

Die Bewerbungen sind bis zum 31. August 2025 an siris-spine@eurospine.org zu richten.

Die ersten 5 ausgewählten Bewerber werden ein Gespräch mit Emin Aghayev führen. Anschliessend werden die drei besten Bewerber ein Gespräch mit den Mitgliedern des Teams und der Geschäftsführung von EUROSPINE führen.

Die Entscheidung wird gegen Ende September 2025 erwartet.

Vorläufiger Zeitplan

Start

Ende

Einreichung der Bewerbungen

15 Jul

31 Aug

Vorstellungsgespräche mit den 5 ausgewählten Bewerbern

1 Sep

10 Sep

Vorstellungsgespräche mit den Top-3-Bewerbern

10 Sep

17 Sep

Entscheidung

-

19 Sep

Stelle verfügbar ab

1 Jan

-

 

 

Audit Manager (40-50%) - English Version

Background

EUROSPINE, the Spine Society of EUROPE, operates the Swiss National Spine Implant Registry “SIRIS Spine” and the International Spine Registry “Spine Tango”. Both registries are running on the same IT application and both enable continuous documentation, benchmarking, and analysis of treatment outcomes and patient safety in spine care. The registries provide a collective evidence base for quality assurance, best practice and research.

In SIRIS Spine, about 82 hospitals contribute data on their operations each year. From 2025, each hospital will be undergoing an on-site audit every two years to assess its data quality based on a patient sample as well as data registration processes. The aim of the audits is to provide the hospitals with feedback on data quality, to identify and discuss problems and challenges, to consult the hospital in corrective measures, and, thus, to empower hospitals to achieve and maintain high data quality.

EUROSPINE is looking for an Audit Manager to join our registry team with the following responsibilities:

  1. preparing, coordinating, conducting, and following up audits in SIRIS Spine for German-speaking hospitals (ca. 32 hospitals annually; approximately 35% of the full time equivalent; the French-speaking hospitals will be audited by another Team member),
  2. supporting the operation and further development of both registries and research coordination in a EU project (approximately 15% of time).

The position is available from 1 January 2026.

Role and Responsibilities

The Audit Manager will have:

1) Primary responsibility - to prepare, coordinate, conduct, and follow up audits:

  • Communicate with hospitals and act as a point of contact for hospitals seeking information about audits
  • Schedule and coordinate audit dates
  • Prepare audits according to a standardised approach
  • Conducting audits in German-speaking hospitals (ca. 32 hospitals annually), including advising hospitals on possible improvements
  • Follow up the audits by sending the audit results to the hospitals in the form of a short standard report
  • Annual reporting on the audit results
  • Liaise with the Registry Team, Scientific Advisory Board, Steering Committee and SIRIS Foundation
  • Further develop the audit approach incl. the hospital documents
  • Accountability for the task

2) Secondary task - to support the operation and development of both registries and research coordination:

  • Contribute to the strategic direction of the registries' development, including their value to key stakeholders (individual users, hospitals, societies, MedTech and patients)
  • Operational management of both registries as required in close collaboration with the registry team
    • Attend regular registry team meetings
    • Support registry users
    • Coordinate translation of user documents
    • Project-based accounting (budget, forecast, process invoices)
    • Coordinating and co-organise user webinars
    • Maintaining filing
  • Coordinate research activities with one or more research site(s)
  • Communicate to the research site(s)
  • Support the ongoing EU research project Prepare administratively, if required  

Goals

  • Audit ca. 32 German-speaking hospitals every year
    • Assess the quality of data and related processes of the hospitals
    • Advise hospitals on possible improvement
    • Report results of the audit to the hospital
    • Report results of all audits to the project bodies
  • Support management of the registries operationally and strategically in collaboration with the registry team and key stakeholders
  • Coordinate a research project in 1-2 Swiss centres which will be involved in a EU project

Reporting

The reporting is made primarily to Emin Aghayev, Senior Team Member.

Requirements

  • At least 2 years of experience in project work and willingness to lead projects
  • Readiness to travel in Switzerland to visit hospitals
  • Training and/or experience in audits is a strong asset
  • Understanding of the main characteristics of quality of registered data
  • Understanding medical terminology in principle
  • Experience in data registration is a strong asset
  • High motivation to contribute to the improvement of medical care for spinal disorders
  • Proactive, self-motivated, communicative, and committed
  • Well organised, structured and reliable
  • Fluent or very good communication skills in German
  • Communication skills in English is a strong asset
  • Knowledge of other languages is an advantage
  • As the work will be based in Switzerland, the successful candidate should be an EU/EFTA national or have a work permit for Switzerland

Working format and environment

  • A flexible home-based working model
  • A highly motivated team developing spine registries
  • Participation in international EUROSPINE meeting
  • Large national and international network of hospitals and other stakeholder, national partner organisation and healthcare actors
  • Substantial contribution into the development of data quality in registration of spinal treatments specifically as well as into improving spinal treatments in general
  • Great potential for personal and professional growth

For further information please contact Emin Aghayev: Tel: +41 77 500 34 66; Email: aghayev@eurospine.org.

Timeline

The job applications are to be submitted in English or German to siris-spine@eurospine.org until 31 August 2025.

Top-5 selected candidates will undergo an interview with Emin Aghayev. Subsequently, top-3 selected candidates will undergo an interview with the members of the team and of the management of EUROSPINE.

The decision is expected by end of September 2025.

Provisional schedule

Begin

End

Job application submission

15 Jul

31 Aug

Interviews with the 5 selected candidates

1 Sep

10 Sep

Interviews with the top-3 candidates

10 Sep

17 Sep

Decision

-

19 Sep

Job position available from

1 Jan

-

 

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Deadline: 31 August 2025

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Subject: Audit Manager – [Your Name]

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